文件檔案管理制度

時間：2025-01-31 09:37:05 管理制度我要投稿

文件檔案管理制度

　　在不斷進(jìn)步的社會中，很多地方都會使用到制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編精心整理的文件檔案管理制度，歡迎大家分享。

文件檔案管理制度

文件檔案管理制度1

　　1目的

　　為進(jìn)一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性，根據(jù)《中華人民共和國國安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實(shí)際狀況，特制訂本制度。

　　2范圍

　　本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。

　　3術(shù)語

　　3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的，對企業(yè)、國家及社會安全生產(chǎn)具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　4主要職責(zé)

　　4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、技術(shù)管理及業(yè)務(wù)聯(lián)系工作中，形成的有保存價值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。

　　4.2生產(chǎn)安環(huán)部負(fù)責(zé)公司安全檔案管理檢查督促工作，負(fù)責(zé)對公司的安全檔案分級管理做出規(guī)定。

　　4.3各部門應(yīng)加強(qiáng)安全檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確一位負(fù)責(zé)人主管安全管理檔案工作，保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負(fù)責(zé)各自的安全檔案管理工作。

　　4.4各部門應(yīng)設(shè)置專門安全管理檔案柜，落實(shí)安全管理檔案管理人員，集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。

　　4.5公司綜合辦負(fù)責(zé)收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類材料；負(fù)責(zé)收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。

　　4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎(chǔ)性工作，是維護(hù)公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益的重要依據(jù)，是公司信息資源的重要組成部分。各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護(hù)、使用的職責(zé)。任何個人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　　4.7各級安全生產(chǎn)管理人員應(yīng)忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價值進(jìn)行審核。

　　5工作內(nèi)容

　　5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容：

　　5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容：企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟(jì)類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機(jī)構(gòu)與安全員等。

　　5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所平面布置圖，并標(biāo)注清楚以下內(nèi)容。

　　部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營、儲存設(shè)施、設(shè)備的位置、型號、規(guī)格等；

　　重大危險源的位置、數(shù)量等；

　　主要應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備、器材的位置、數(shù)量、型號。

　　5.1.3公司安全生產(chǎn)重點(diǎn)監(jiān)控部位一覽表（重大危險源、消防重點(diǎn)部位、重點(diǎn)設(shè)備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲存地點(diǎn)及相關(guān)危險危害因素分析）。

　　5.1.4公司應(yīng)急救援體系建設(shè)情況。內(nèi)容包括：事故應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急救援隊伍組成及聯(lián)系方式、各類應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備器材的數(shù)量以及應(yīng)急救援演練情況等。

　　5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容

　　1. 主要負(fù)責(zé)人的安全資格證書。

　　2. 安全管理人員的安全資格證書。

　　3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡(luò)。

　　4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。

　　5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計劃、總結(jié)方面的內(nèi)容

　　安全目標(biāo)管理

　　安全生產(chǎn)責(zé)任制

　　法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理

　　安全投入管理

　　安全文件和檔案管理

　　風(fēng)險評估和控制管理

　　安全教育培訓(xùn)管理

　　特種作業(yè)人員管理

　　設(shè)備設(shè)施安全管理

　　建設(shè)項目安全“三同時”管理

　　生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收管理

　　生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報廢管理

　　施工和檢維修安全管理

　　危化品及重大危險源管理

　　作業(yè)安全管理（動火、高空、受限空間、動力介質(zhì)等）

　　相關(guān)方及外用工（單位）管理。

　　職業(yè)健康管理

　　勞動防護(hù)用品（具）管理

　　安全檢查及隱患排查治理

　　應(yīng)急管理

　　事故管理

　　安全績效評定管理

　　安全會議制度

　　安全機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配置管理

　　安全操作規(guī)程

　　安全通則

　　安全生產(chǎn)管理考核制度

　　參觀人員安全告知書

　　特種設(shè)備安全管理（機(jī)電類、承壓類）

　　上報的各種安全生產(chǎn)方面的計劃、總結(jié)、報告等材料。

　　安全活動日管理制度

　　上級部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報、記錄。

　　其他與安全相關(guān)的管理制度

　　5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容

　　各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。

　　落實(shí)執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實(shí)情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。

　　安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。

　　5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容

　　日常檢查記錄及處理情況記錄。

　　月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。

　　安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。

　　各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。

　　各項檢查的總結(jié)匯報材料。

　　其他與安全檢查相關(guān)的材料。

　　5.1.9安全教育培訓(xùn)方面的內(nèi)容

　　安全培訓(xùn)計劃。

　　公司主要負(fù)責(zé)人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓(xùn)的記錄。

　　員工三級安全教育記錄。

　　特種作業(yè)人員和特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書及教育培訓(xùn)記錄。

　　換崗教育培訓(xùn)記錄。

　　日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)。

　　應(yīng)急救援培訓(xùn)、演練記錄及總結(jié)。

　　5.1.10安全投入方面的內(nèi)容

　　全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。

　　安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄。

　　隱患整改方面的投入記錄。

　　防護(hù)用品方面的投入記錄。

　　安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄。

　　安全評價、安全管理體系建設(shè)、安全代理方面的投入。

　　其他與安全有關(guān)的投入。

　　5.1.11工傷保險方面的內(nèi)容

　　參加工傷保險員工的名單。

　　為員工繳納保險費(fèi)的憑證或單據(jù)。

　　發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)。

　　其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。

　　5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容

　　具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。

　　具有職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況。

　　具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗(yàn)報告。

　　接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。

　　確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。

　　與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

　　勞動防護(hù)用品管理制度及其落實(shí)執(zhí)行情況的記錄。

　　各類勞動防護(hù)用品發(fā)放記錄。

　　員工使用和佩戴勞動防護(hù)用品的記錄。

　　其他與勞動防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。

　　5.1.13“三同時”管理方面的內(nèi)容

　　有關(guān)安全設(shè)施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的.文件、材料。

　　“三同時”項目的設(shè)計圖紙及相關(guān)資料。

　　“三同時”項目的竣工驗(yàn)收報告及相關(guān)資料。

　　其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。

　　5.1.14安全防護(hù)設(shè)備（含職業(yè)健康衛(wèi)生設(shè)備，下同）方面的內(nèi)容

　　各類安全防護(hù)設(shè)備的種類及型號等基本情況資料。

　　各類安全防護(hù)設(shè)備管理部門及設(shè)備運(yùn)行情況記錄。

　　各類安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄。

　　應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄。

　　其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄。

　　5.1.15用電管理方面的內(nèi)容

　　企業(yè)用電管理制度及落實(shí)情況記錄。

　　配電室運(yùn)行狀況記錄。

　　臨時用電申請及拆除記錄。

　　配電箱等用電設(shè)施運(yùn)行狀況記錄。

　　5.1.16特種設(shè)備方面的內(nèi)容

　　特種設(shè)備的設(shè)計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。

　　特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄，特種設(shè)備使用證。

　　特種設(shè)備的日常使用狀況記錄。

　　特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄。

　　特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

　　5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。

　　發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。

　　事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄。

　　事故調(diào)查收集各類證據(jù)。

　　事故分析會記錄。

　　關(guān)于事故的原因分析、責(zé)任認(rèn)定和防護(hù)措施的相關(guān)決定文件。

　　按“四不放過”原則對事故進(jìn)行處理的文件。

　　企業(yè)月度事故報表。

　　其他與事故相關(guān)的文件、材料。

　　5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容

　　5.2收集與移交的基本要求

　　5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

　　5.2.2歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映公司安全生產(chǎn)各項活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

　　5.3歸檔時間

　　5.3.1基礎(chǔ)建設(shè)、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料，在項目結(jié)束后整理歸檔。

　　5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項目或活動歸檔。

　　5.4安全檔案工作人員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。

　　5.5安全檔案工作人員應(yīng)對各部門送交的各類安全管理檔案認(rèn)真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊（一式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。

　　5.6檔案管理

　　5.6.1各單位安全管理檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況按各自管理職責(zé)分類保存，便于科學(xué)管理與利用。

　　5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期（2—5年）、短期（2年以下）三種。

　　5.6.3對保管到期的安全管理檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定。對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的相關(guān)檔案，應(yīng)寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報主管負(fù)責(zé)人審批。銷毀相關(guān)檔案時必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定，銷毀清冊應(yīng)長期保存。

　　5.6.4應(yīng)建立安全管理檔案統(tǒng)計工作制度，并按規(guī)定向上級有關(guān)部門報送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。

　　5.7檔案利用

　　5.7.1安全管理檔案的利用，要處理好保密和利用的關(guān)系，既要保護(hù)總廠的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導(dǎo)、借鑒作用。

　　5.7.2公司應(yīng)積極主動地接受各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務(wù)工作。

文件檔案管理制度2

　　第一章總則

　　第一條為使團(tuán)委學(xué)生會文件管理上規(guī)范化，對學(xué)生會各種文字材料實(shí)行科學(xué)有效的管理，形成一定的歷史資料，為今后工作提供必要的依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)。特制定本制度。

　　第二條學(xué)生會檔案由綜合部統(tǒng)一收集管理，由辦公室主任直接負(fù)責(zé)。

　　第三條學(xué)生會各中心部門未經(jīng)辦公室主任許可不得隨意翻看。

　　第二章檔案分類

　　第一條文件類：學(xué)院下發(fā)的正式文件，上級學(xué)生會下發(fā)的正式活動文件，學(xué)生會轉(zhuǎn)發(fā)及下發(fā)的正式文件。

　　第二條申請類：學(xué)生會各中心部門的活動申請、經(jīng)費(fèi)申請、場地申請，學(xué)生社團(tuán)活動申請、活動參與申請等。

　　第三條計劃類：學(xué)生會學(xué)期工作計劃，學(xué)生會各中心、各部門學(xué)期工作計劃，學(xué)生會各中心、各部門各項活動策劃，學(xué)生社團(tuán)學(xué)期工作計劃、學(xué)生社團(tuán)各項活動策劃。

　　第四條總結(jié)類：學(xué)生會學(xué)期工作總結(jié)，學(xué)生會各中心、各部門學(xué)期工作總結(jié)，學(xué)生會各中心、各部門各項活動總結(jié)，學(xué)生社團(tuán)學(xué)期工作總結(jié)。

　　第五條學(xué)生干部檔案類：學(xué)生會全體成員檔案（個人申請、筆試試卷、筆試面試成績單等），學(xué)生社團(tuán)負(fù)責(zé)人檔案。

　　第六條會議記錄類：學(xué)生會全體成員大會會議記錄，主席團(tuán)會議會議記錄，團(tuán)委擴(kuò)大會議會議記錄，部長聯(lián)席會議會議記錄，各中心中心例會會議記錄，各部門部門會議會議記錄（備案）。

　　第七條媒體信息類：學(xué)生會各項活動的照片、視頻。

　　第八條報刊類：學(xué)生會所刊發(fā)的各類簡報、雜志。

　　第九條其他類：學(xué)生會資產(chǎn)管理資料（財務(wù)報表、辦公場所使用登記表等），學(xué)生會日常工作管理資料（簽到表、通知簿、值班日志、活動綜合測評、考核匯總表等），學(xué)生會外聯(lián)資料，學(xué)生會集體獲得的獎品、紀(jì)念品等。

　　第三章檔案日常管理

　　第一條學(xué)生會各類檔案必須按照類別、編號存放，各類文件需準(zhǔn)備電子稿件及打印件兩種，電子稿由辦公室主任保存，紙質(zhì)稿存檔。

　　第二條學(xué)生會檔案屬學(xué)生會內(nèi)部資料，學(xué)生會檔案資料不得隨意外借。任何部門或個人如需借用，須向辦公室主任遞交正式書面申請使用，并征得辦公室主任的同意，重要資料借出須經(jīng)得執(zhí)行主席同意。檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)記錄檔案名稱、數(shù)目及借出時間、歸還時間。任何個人原因?qū)е聶n案資料的意識，都將追究其個人的相應(yīng)責(zé)任。

　　第三條每年年末，辦公室主任負(fù)責(zé)組織各分管主席共同將本年各種檔案按照分類、編號獨(dú)立裝訂。組織機(jī)構(gòu)換屆時，檔案須送至團(tuán)委審閱，并于新一屆團(tuán)委學(xué)生會成立后移交新一任辦公室管理。

　　第四章檔案材料的收集

　　第一條學(xué)生會各中心、部門有責(zé)任和義務(wù)配合綜合部的.材料收集。在相應(yīng)的時間及時上交有關(guān)材料，材料上交工作完成程度將列入《學(xué)生會部門考核條例》進(jìn)行考核。

　　第二條各中心部門須上交的材料包括：學(xué)期工作計劃、活動策劃書、活動花費(fèi)清單、活動正式通知、班級學(xué)生工作考評表、活動綜合測評、活動總結(jié)、團(tuán)學(xué)工作計劃報表、會議記錄、各類申請、登記表等。

　　第三條各中心學(xué)期工作計劃在學(xué)期開學(xué)初由分管主席交至辦公室主任。活動策劃書、活動花費(fèi)清單、活動正式通知、班級學(xué)生工作考評表、活動總結(jié)在部門活動結(jié)束后一周內(nèi)由分管主席將電子稿發(fā)送至學(xué)生會辦公室郵箱，相關(guān)紙質(zhì)稿交至綜合部。

　　第四條團(tuán)學(xué)工作計劃及總結(jié)報表分管主席以中心為單位在每周六晚十點(diǎn)之前將電子稿發(fā)送至學(xué)生會辦公室郵箱。辦公室主任收集、整理、匯總后將電子稿發(fā)送至團(tuán)委書記、執(zhí)行主席郵箱。

　　第五條各中心、部門會議記錄、申請及其他材料在每月月末由分管主席統(tǒng)一收集整理后定期交至綜合部。

　　第六條綜合部負(fù)責(zé)將所有電子材料整理歸檔并打印，打印的紙質(zhì)稿作為紙質(zhì)檔案歸檔。

文件檔案管理制度3

　　1、目的

　　為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

　　2、職責(zé)

　　2.1、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作編程的'編制、評審和修訂由行政部牽頭，生產(chǎn)部主管收集、整理、編制并擬定文件和制度，公司總經(jīng)理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實(shí)施和遵守。

　　文件的使用：安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系管理文件由行政部統(tǒng)一發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；技術(shù)性文件由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；其他部門的專業(yè)文件由主管部門負(fù)責(zé)發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作。

　　2.2、各單位負(fù)責(zé)本單位文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。

　　2.3、各單位安全員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

　　3、內(nèi)容

　　3.1、文件資料收集

　　安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護(hù)用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測檢驗(yàn)報告或記錄、新改擴(kuò)建項目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。

　　3.2、立卷歸檔

　　3.2.1、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。 3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進(jìn)行時間整理，分類歸檔。

　　3.2.3 、各單位在每年2月底前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存。

　　3.2.4、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。

　　3.2.5、不同價值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。

　　3.3、檔案保管

　　3.3.1、檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。

　　3.3.2、應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

　　3.4、檔案借閱

　　3.4.1、文件資料檔案借閱，必須借閱手續(xù)，借閱當(dāng)案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。

　　3.4.2、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。

　　3.4.3、歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷。

　　3.5、檔案銷毀對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。

文件檔案管理制度4

　　第一章文件管理制度

　　第一條本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。

　　第二條公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。

　　第三條各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

　　第四條公司常用公文種類為:請示、批復(fù)、報告、通知、通告、決定、函、會議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

　　第五條以公司名義向上級機(jī)關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號為:×公司發(fā)[××年號]第×號。

　　第六條公司內(nèi)部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

　　第七條發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

　　第八條打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的'打印、復(fù)印申請單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

　　第九條制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會簽。

　　第十條綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。

　　第十一條公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。

　　第二章檔案管理制度

　　第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。

　　第十三條公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

　　第十四條歸檔資料包括:

　　1、公司與有關(guān)單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;

　　2、公司會議記錄、紀(jì)要、決定;

　　3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算、工作總結(jié);

　　4、會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;

　　5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;

　　6、公司各部門的發(fā)文;

　　7、其它具有保存價值的文件、材料。

　　8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;

　　9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;

　　10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。